آماده‌سازی محموله از زمانی شروع می‌شود که هنوز خودرو به محل بارگیری نرسیده است. مشخص‌بودن تعداد بسته‌ها، اندازه‌ها و شرایط تحویل، هماهنگی میان فرستنده، حمل‌کننده و گیرنده را ساده‌تر می‌کند. این چک‌لیست عمومی برای برنامه‌ریزی ارسال کالاهای معمولی تهیه شده است.
۱. مشخصات واقعی بار را ثبت کنید
نام کالا، تعداد بسته‌ها، وزن و ابعاد هر بسته را در یک فهرست بنویسید. اندازه‌گیری را پس از بسته‌بندی انجام دهید؛ جعبه، پالت و محافظ‌ها هم بخشی از حجم و وزن محموله هستند. اگر کالا شکننده، حساس به رطوبت یا دارای شرایط نگهداری ویژه است، پیش از هماهنگی حمل آن را اعلام کنید.
۲. بسته‌بندی را متناسب با کالا انتخاب کنید
بسته‌ی بیرونی باید با وزن و ماهیت محتوا تناسب داشته باشد. برای اقلام آسیب‌پذیر، از محافظ داخلی مناسب استفاده کنید و فضای خالی را طوری پر کنید که محتوا جابه‌جا نشود. اقلام متعدد را در صورت نیاز جداگانه محافظت کنید. روش بسته‌بندی نهایی باید با محدودیت‌های حمل‌کننده نیز سازگار باشد.
۳. شناسایی بسته‌ها را آسان کنید
برای هر بسته شماره‌ای مشخص در نظر بگیرید و اطلاعات گیرنده را خوانا درج کنید. برچسب‌های قدیمی و نشانی‌های متناقض را بردارید. یک نسخه از فهرست بسته‌ها را نزد خود نگه دارید تا هنگام بارگیری و تحویل بتوانید تعدادها را تطبیق دهید.
۴. محل بارگیری و تخلیه را هماهنگ کنید
ساعت حضور، نام فرد پاسخ‌گو، مسیر دسترسی خودرو و امکانات بارگیری را از قبل مشخص کنید. وجود پله، محدودیت ورود خودرو یا نیاز به تجهیزات جابه‌جایی می‌تواند روی برنامه اثر بگذارد؛ این موارد را به آخرین لحظه موکول نکنید.
۵. وضعیت تحویل را ثبت کنید
پیش از تحویل، از ظاهر بسته‌ها عکس بگیرید و تعداد آن‌ها را با رسید مقایسه کنید. شناسه‌ی محموله و راه ارتباطی پیگیری را نگه دارید. این نظم ساده، در صورت بروز اختلاف درباره‌ی تعداد یا وضعیت ظاهری، اطلاعات روشن‌تری در اختیار طرفین قرار می‌دهد.
یادآوری: برای کالاهای خاص، شرایط پذیرش و بسته‌بندی را مستقیماً از حمل‌کننده دریافت کنید.
مطالعه‌ی بیشتر: راهنمای بسته‌بندی DHL